Videonetiquette (consigli utili per videocomunicare in modo efficace) – 3.a parte

Come gestire un meeting online

• accertatevi che tutti i partecipanti invitati siano presenti e regolarmente collegati;
• prima di iniziare, effettuate test di collegamento con i partecipanti per verificare i settaggi audio e video;
• fate di tutto per essere puntuali: non iniziate mai un meeting in ritardo;
• presentatevi e presentate i partecipanti o invitate tutti i partecipanti a presentarsi;
• comunicate a tutti i partecipanti che la sessione di videoconferenza sta per iniziare: salutate con un cenno della mano e con una formula di benvenuto (più o meno formale in base al tipo di riunione);
• fate in modo che tutti si rendano conto di partecipare ad una sessione di videoconferenza “live” e non ad una registrazione video preregistrata;
• un buon consiglio è iniziare la presentazione citando la data e l’ora attuali e sottolineando la diretta della videoconferenza;
• tracciate sin dall’inizio l’agenda del meeting, preferibilmente con una slide di supporto;
• elencate gli argomenti all’ordine del giorno e le priorità del meeting;
• mantenete sotto controllo la durata della sessione, intervenendo se necessario per evitare “sforamenti”;
• ricordate che durante una sessione di videoconferenza molto spesso i partecipanti si sentono “trascinati” e inconsapevolmente provocano un allungamento dei tempi prefissati;
• quando dovete porre domande ad un gruppo riunito in videoconferenza, rivolgetevi sempre ad una persona specifica citandola per nome;
• assicuratevi che le slides PowerPoint e/o Flash da utilizzare durante una presentazione non contengano testo con caratteri troppo piccoli: non superate 7/8 righe di testo per slide, in modo che tutti i partecipanti al meeting possano leggere facilmente il contenuto;
• evitate, se possibile, l’uso del colore rosso nelle presentazioni;
• al termine di ogni meeting, lasciate sempre trascorrere qualche secondo prima di interrompere la sessione in broadcast; il segnale video arriva a destinazione normalmente con almeno 2″ di ritardo;
• al termine di ogni meeting, chiudete prima la finestra di trasmissione dei partecipanti e solo successivamente la vostra. Attendete in ogni caso almeno 10″ prima di lasciare la vostra postazione.

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Videonetiquette 1a parte

Videonetiquette 2a parte

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vedi anche:

• 21 aprile 2010 -- Earth Day 2010: con la videoconferenza aiuti l’ambiente
• 3 luglio 2011 -- Registra la tua videoconferenza con pochi clic
• 17 gennaio 2012 -- Mondo di Comunità e Famiglia usa Skymeeting per il Consiglio Generale
• 31 luglio 2007 -- Spaghetti contro biocarburanti
• 6 febbraio 2012 -- L’inquinamento all’interno dell’abitacolo