Come scegliere una soluzione di videoconferenza

I meeting online in videoconferenza stanno assumendo una rilevanza strategica per le organizzazioni che necessitano di comunicare e di collaborare con utenti geograficamente lontani tra loro.
Se state considerando l’opportunità di adottare una soluzione di videoconferenza per la vostra azienda o più semplicemente per il vostro business, è importante che siate sicuri di scegliere la soluzione più adatta. Ecco le valutazioni che vi consigliamo di fare prima di scegliere:

1. Dovete comunicare con una o più postazioni remote fisse o con un numero potenzialmente variabile di utenti? Esistono sistemi studiati per mettere in connessione due o più postazioni fisse, garantendo una comunicazione “a circuito chiuso”. Se le vostre esigenze invece comprendono la possibilità di coinvolgere partecipanti in qualunque parte del mondo , orientatevi verso sistemi di videoconferenza aperti.
2. Volete un software da installare o preferite una soluzione web-based? Alcune soluzioni di videoconferenza richiedono hardware dedicati (es. monitor, impianti audio, ecc.) e un software proprietario da installare. Questa soluzione può trovare ostacoli nelle aziende che adottano una security policy restrittiva, che limita le installazioni software e le conseguenti configurazioni dell’infrastruttura IT. Oggi è possibile adottare soluzioni di videoconferenza web-based che non richiedono alcuna installazione e/o configurazione software, che funzionano con qualunque browser web (Internet Explorer, Firefox, Safari, ecc.) e con qualunque sistema operativo (Windows, Mac o Linux). Queste soluzioni di ultima generazione garantiscono la massima accessibilità da parte degli utilizzatori senza installare nulla sul PC.
3. I partecipanti ai vostri meeting lavorano protetti da firewall? La quasi totalità dei computer aziendali e molti privati  oggi è protetta da firewall per garantire un elevato livello di sicurezza. Questa barriera può peraltro rappresentare un problema per alcuni sistemi di videoconferenza. Vi consigliamo pertanto di verificare se la soluzione che intendi adottare è “firewall-friendly”, cioè se riesce a funzionare anche in presenza di apparati di protezione di rete complessi.
4. Considerate la comunicazione in video strategica per i vostri meeting? Se ritenete che i partecipanti ai vostri meeting possano comunicare e collaborare meglio tra loro vedendosi in diretta, orientatevi verso soluzioni che vi garantiscono una qualità video superiore, con immagini fluide e sincronizzate al flusso audio.
5. Quali sono le funzionalità collaborative importanti per il vostro lavoro? Se state pensando di organizzare presentazioni basate su slide-show di PowerPoint, animazioni Flash e di condividere documenti o applicazioni software con gruppi di utenti, passando il controllo remoto del vostro PC ad altri utenti, preferite soluzioni Flash-based che offrono una vasta gamma di funzionalità multimediali e interattive.
6. Quale è il vostro budget reale per investire sulla videoconferenza? Probabilmente state cercando una soluzione che vi offra tutte le possibili funzioni ma l’investimento che potete affrontare è limitato. Vi suggeriamo di scegliere una soluzione che offra una gamma di piani tariffari completa e adatta a soddisfare ogni esigenza: tariffe a consumo, flat, giornaliere e mirate a particolari categorie di utenti.

A questo punto non vi resta che compilare la vostra checklist, navigare in Internet e ricercare una soluzione di videoconferenza che risponda alle vostre reali esigenze ad un prezzo competitivo.
P.S. date un’occhiata a skymeeting. probabilmente è quello che fa per voi!