Consigli utili per una videoconferenza di successo

Un meeting in videoconferenza ben condotto può dimostrarsi molto utile ed efficace; al contrario, un meeting con problemi audio e/o video e/o di connettività può rivelarsi un’arma a doppio taglio.
Anche se stiamo parlando di una tecnologia potente e sofisticata, di sicuro potrete ottenere migliori risultati se seguirete alcuni consigli per garantire la perfetta riuscita dei vostri meeting online.

• Controllate che i partecipanti ai vostri meeting dispongano di una connessione Internet adeguata.
  Non c’è nulla di più frustrante che tentare di vedere un video sul web con una banda scadente. Se i partecipanti ai vostri meeting non dispongono di una connettività Internet sufficiente, o comunque inferiore ai requisiti minimi richiesti dal sistema di videoconferenza, il delay per latenza sarà inevitabile, l’audio e il video non saranno sincronizzati e il vostro meeting diventerà una vera tortura. La quantità minima di banda necessaria per partecipare ad una videoconferenza senza problemi varia da sistema a sistema. Skymeeting richiede circa 100kbps in download per vedere e sentire ogni partecipante presente in video (altrettanti in upload per partecipare in audio e video).
  Per effettuare un test preliminare della connessione internet, cliccate qui.
• Controllate che le webcam di tutti i partecipanti siano collegate correttamente.
  La funzionalità video è determinante per la buona riuscita di una videoconferenza; è necessario che ogni partecipante, prima di accedere al meeting online, verifichi che la propria webcam sia impostata correttamente. Se una webcam funziona con un’applicazione, non è detto che funzioni con un altro sistema. Controllate in anticipo driver e impostazioni per evitare sorprese dell’ultimo minuto.
  Per effettuare un test preliminare della  webcam, cliccate qui.
• Controllate che l’audio in/out di tutti i partecipanti sia impostato correttamente.
  In assoluto, questo è il controllo più importante e delicato da effettuare prima di ogni meeting.
  Assicuratevi che i partecipanti ai vostri meeting dispongano di impostazioni audio in entrata e in uscita corrette. Potrete trovare chi usa cuffie analogiche (con spinotti) ma non riesce ad impostarle correttamente; chi preferisce usare il microfono integrato nella webcam, che inevitabilmente produrrà una serie infernale di rumori ambientali; chi si ostina a tenere le casse acustiche accese, creando effetti eco e spaccando i timpani a tutti (lui non sentirà nessun disturbo…); chi usa microfono e casse integrate nel proprio notebook, che non garantiscono sufficiente isolamento acustico; chi semplicemente ha il volume in “mute” ma non sa come riattivarlo…. Non preoccupatevi: con un minimo di esperienza e un po’ di buona volontà, tutto si risolve nel migliore dei modi.
  Per effettuare un test preliminare del microfono, cliccate qui.
• Fornite in anticipo tutte le informazioni necessarie per accedere ai vostri meeting.
  Ricordatevi di inviare in anticipo la comunicazione di invito a tutti i partecipanti via email o SMS con l’indicazione delle istruzioni di accesso al meeting (data, ora, riferimenti del meeting, link di accesso, username e password, ecc.).
• Effettuate una prova generale della vostra presentazione.
  Verificate la corretta disponibilità dei contenuti da condividere durante il meeting. Vi consigliamo di lanciare la presentazione in anteprima coinvolgendo un vostro collega, per controllare che tutto sia in ordine.
• Allenatevi per familiarizzare con la “cabina di regia”.
  Il conduttore e i relatori coinvolti dovrebbero “allenarsi” prima del meeting per acquisire una sufficiente padronanza del sistema. Acquisire una buona familiarità con lo strumento vi aiuterà a condurre meeting perfetti senza problemi.
• Effettuate un meeting di test almeno 24 ore prima del meeting.
  Importante: conducete un meeting “test” al più tardi il giorno prima del vero meeting. Eviterete sorprese e avrete tempo sufficiente per risolvere eventuali problemi. Un meeting senza intoppi tecnologici e organizzativi vi darà grandi soddisfazioni.

La chiave del successo dei vostri meeting online è una sola: preparazione. Più vi concentrerete sulla preparazione dei vostri meeting, migliori saranno i risultati che potrete ottenere.