Le 4 fasi per videocomunicare in modo efficace

Di fronte ad ogni novità tecnologica, le persone hanno bisogno di tempo per acquisire familiarità. Questa regola vale anche per l’adozione di una tecnologia innovativa e interattiva come la videoconferenza.
Un gruppo di lavoro che ha deciso di utilizzare la videoconferenza per comunicare e collaborare a distanza, dovrà affrontare 4 fasi sequenziali, identificabile ciascuna con un verbo:

1. Apprendere
2. Testare
3. Sperimentare
4. Interagire

Nella prima fase (“Apprendere“), il gruppo  inizia un percorso di avvicinamento graduale, prendendo “confidenza” con lo strumento per la prima volta; è fondamentale che il soggetto propositivo nell’ambito del gruppo introduca tutti i partecipanti alla tecnologia, mostrando come funziona e sottolineando i vantaggi legati ad un utilizzo corretto e programmato della soluzione. E’ importante tranquillizzare i partecipanti più scettici – qualcuno c’è sempre! – per evitare l’insorgenza di ostacoli  di natura psicologica. Il corretto utilizzo della videoconferenza dipende dal rigoroso rispetto dei requisiti minimi hardware e software: una webcam, una cuffia con microfono USB e una connettività a banda larga garantiscono ottime performances.

La seconda fase (“Testare”) è la più complessa e delicata (gli anglosassoni definiscono questa fase “storming phase”). Se l’apprendimento iniziale è stato compresso – spesso per limiti di tempo e/o per sottovalutazione – talvolta alcuni fattori di rischio come  un’impostazione audio e/o video non corretta, un fastidioso effetto eco o un’eccessiva latenza possono potenzialmente “innervosire” sia il conduttore che i partecipanti. La stessa partecipazione in video può potenzialmente creare disagio psicologico a chi non ha mai sperimentato questa innovativa modalità per collaborare e interagire. Per superare questa fase dovrete effettuare ripetuti test con tutti i partecipanti per verificare la corretta configurazione di tutte le postazioni. Ricordate che sottovalutare questa fase rischia di pregiudicare il buon esito del vostro progetto.

La terza fase (“Sperimentare”) è quella in cui i partecipanti iniziano ad incontrarsi in un meeting online e ad apprezzare le reali potenzialità della videocomunicazione. Inizierete a creare le vostre meeting room, a caricare i contenuti da condividere durante le sessioni live, ad inviatare i partecipanti ai vostri meeting. Ricordate che è fondamentale sperimentare la conduzione di un meeting online: gli strumenti a disposizione sono molti e come conduttore dovrete gestire il vostro intervento (es. docente ad un corso di formazione)  e contemporaneamente moderare il meeting; nel primo periodo di utilizzo della piattaforma, questo duplice ruolo può apparirvi complicato. E’ sufficiente un po’ di esercizio per qualche ora per acquisire la completa padronanza della consolle di regia.

Scoprirete di essere entrati nella quarta e ultima fase (“Interagire”) quando i vari partecipanti inizieranno a dialogare e collaborare spontaneamente tra loro, scambiandosi documenti e informazioni, sfruttando i vari tool a disposizione.

La videoconferenza è una tecnologia estremamente semplice ed efficace, che può farvi risparmiare molto tempo e denaro;  non è  però realistico pensare che un meeting online possa svolgersi al primo tentativo senza ostacoli. Ricordare l’esistenza delle 4 fasi sopra descritte vi aiuterà  a procedere speditamente e a prevenire la confusione e il disappunto iniziali.

Vedi anche:

• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”
• 14 maggio 2010 -- Novità della release 2.3 di Skymeeting
• 27 aprile 2010 -- Aiuto, c’è una riunione ecco come renderla utile
• 21 aprile 2010 -- L’eruzione del vulcano in Islanda fa decollare la videoconferenza
• 21 aprile 2010 -- Earth Day 2010: con la videoconferenza aiuti l’ambiente