L’utilizzo delle tecnologie di videoconferenza per le presentazioni commerciali si va diffondendo anche in Italia per gli indubbi vantaggi, soprattutto economici, che le presentazioni online hanno rispetto ai tradizionali meeting in cui gli interlocutori vengono invitati nella sala conferenza di un albergo di città.

Ma condurre un evento via web richiede capacità e tecniche comunicative che sono in parte differenti rispetto a quelle richieste per la conduzioni di eventi dal vivo. Non è sufficiente calare in ambiente virtuale le metodologie utilizzate di solito in una sala conferenze.

Utilizzare il video come una risorsa

Alcuni conduttori percepiscono la webcam  come un accessorio: utile, ma non indispensabile. Questa attitudine ingenera l’idea che la presentazione si debba risolvere in una audio conferenza arricchita da immagini colorate, e conduce a sottovalutare la necessaria cura che deve essere riservata alla parte video.

Un video poco curato può minare l’immagine del presentatore e, di riflesso, della sua proposta commerciale e della società che rappresenta. Immagini sfocate, volti in ombra, atteggiamenti del volto poco controllati, statici o indifferenti, scarsa attenzione allo sfondo, ai colori, all’abbigliamento, sono tutti indizi di trascuratezza che rendono poco attraente per i partecipanti focalizzare la loro attenzione su quello che avviene sullo schermo. Il risultato è la disattenzione: non è raro che durante una presentazione online le persone si distraggano e si mettano a fare altre cose, come controllare la posta, rispondere ai tweet, e cosi via.

Un utilizzo proattivo del video, con volti curati, espressività coerente con il messaggio verbale, gestualità misurata e ambientazione gradevole può aggiungere un grande impatto al messaggio veicolato dalla voce e dalle slide.

Interattività innanzi tutto

Ultimamente, dopo un iniziale entusiasmo per la novità che le presentazioni commerciali online rappresentavano nei primi tempi, stiamo assistendo ad un progressivo raffreddamento nell’accoglienza di queste forme di comunicazione. Sono in diminuzione le adesioni e in aumento gli abbandoni della sessione prima della sua conclusione.

Risulta evidente che il modello della lezione frontale, mutuato dal mondo della formazione – modello che prevede una lunga sessione in cui il presentatore illustra la sua proposta commerciale attraverso un esauriente discorso accompagnato da slide ed immagini, con solo pochi minuti finali dedicati agli interventi dei partecipanti – non risulta più adeguato allo scopo.

Per questo motivo gli esperti di comunicazione raccomandano di accorciare la presentazione a non più di 30 minuti e di dedicarne una parte rilevante all’interazione con i partecipanti.  Ci sono diverse tecniche per invitare all’interazione: potete, ad esempio, richiedere esplicitamente i commenti del pubblico durante l’esposizione, rispondere alle loro domande ed esprimere apprezzamento per i loro commenti, effettuare sondaggi (i migliori programmi per videoconferenza, come Skymeeting, dispongono di un apposito strumento), con l’avvertenza che le persone rispondono volentieri ai sondaggi se riconoscono in essi un valore per loro, e non solo per chi li fa. Non ultimo, utilizzare brevi filmati che catturano l’attenzione e arricchiscono l’esperienza percettiva, e proporli alla discussione collettiva.

La creazione di valore

Un evento online deve essere parte della catena del valore. Quello che conta veramente è che le persone che avete invitato individuino chiaramente il motivo per cui assistere alla presentazione rappresenta una opportunità e non una perdita di tempo.

Perché questo avvenga è necessario che la progettazione e la pianificazione degli eventi avvenga in una prospettiva customer-oriented, che privilegia le esigenze e gli obiettivi dei clienti. Le domande chiave da porsi sono: quali sono le principali questioni e i problemi che interessano o preoccupano i miei clienti? Quali le opportunità che potrebbero cogliere con il mio aiuto? Come posso esprimere o rappresentare la mia offerta in un modo tale per cui le persone si lascino volentieri coinvolgere? Quali strumenti della mia piattaforma di videoconferenza posso validamente utilizzare per dare più valore alla comunicazione e veicolare al meglio la mia proposta ai clienti?

vedi anche:

• 19 dicembre 2008 -- Il cliente del mese: Santander Consumer Bank
• 19 dicembre 2008 -- Videoconferenza con il Netbook Acer Aspire One: il massimo della portabilità a basso costo
• 21 aprile 2010 -- Earth Day 2010: con la videoconferenza aiuti l’ambiente
• 18 ottobre 2007 -- Costa Crociere sceglie Skymeeting come soluzione di videoconferenza
• 13 gennaio 2012 -- Disponibile il plug-in per lo Screen sharing con Chrome

Durante una sessione di Screen sharing è anche possibile trasferire il controllo del proprio schermo agli utenti remoti. Questi possono, dunque, interagire col desktop del conduttore e, ad esempio, inserire dati in un foglio di calcolo o in un editor di testo. Lo Screen sharing funziona anche come controllo remoto: il conduttore può chiedere ad un partecipante di prendere il controllo del suo computer. In questo modo è possibile effettuare interventi di manutenzione o configurazione su utenti remoti.

Scopri questa e le altre caratteristiche del servizio Skymeeting: http://www.skymeeting.net/caratteristiche.php

Per i dettagli su requisiti, attivazione e funzionamento dello Screen Sharing, consulta l’apposita guida scaricabile dal nostro sito in area supporto: http://www.skymeeting.net/guide_rapide.php

vedi anche:

• 28 novembre 2007 -- In bocca al lupo, Massimo!
• 23 luglio 2008 -- L’aereo avvelena il pianeta: meglio la videoconferenza
• 18 ottobre 2007 -- Costa Crociere sceglie Skymeeting come soluzione di videoconferenza
• 29 giugno 2007 -- 3 giorni alla presentazione della nuova release di skymeeting…
• 22 febbraio 2008 -- Accesso diretto ai meeting online

Utilizzando la videoconferenza, infatti,  è possibile (ed è semplice) condividere testi, immagini, video e presentazioni. E’ possibile organizzare corsi di formazione e presentazioni commerciali in una frazione del tempo necessario per realizzare le stesse tipologie di evento in maniera tradizionale. E’ possibile lavorare a più mani sullo stesso documento.

Queste sono solo alcune delle funzionalità che i sistemi di videocomunicazione business, come Skymeeting, mettono a disposizione di aziende enti e associazioni. Le organizzazioni che operano a livello globale, oggi, non possono più fare a meno della videocomunicazione: si tratti di formare il personale, mantenere i contatti con i partner, raggiungere nuovi clienti o nuovi mercati, la videoconferenza è il metodo più efficace ed innovativo di comunicare.

vedi anche:

• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 19 ottobre 2007 -- Nuova area test per gli utenti Skymeeting
• 19 gennaio 2009 -- Il cliente del mese: DEKRA
• 21 dicembre 2011 -- Ma che mobilità sostenibile Italia bocciata su tutti i fronti
• 3 settembre 2008 -- Videoconferenza: formazione più efficace

1. Apprendere
2. Testare
3. Sperimentare
4. Interagire

Nella prima fase (“Apprendere“), il gruppo  inizia un percorso di avvicinamento graduale, prendendo “confidenza” con lo strumento per la prima volta; è fondamentale che il soggetto propositivo nell’ambito del gruppo introduca tutti i partecipanti alla tecnologia, mostrando come funziona e sottolineando i vantaggi legati ad un utilizzo corretto e programmato della soluzione. E’ importante tranquillizzare i partecipanti più scettici – qualcuno c’è sempre! – per evitare l’insorgenza di ostacoli  di natura psicologica. Il corretto utilizzo della videoconferenza dipende dal rigoroso rispetto dei requisiti minimi hardware e software: una webcam, una cuffia con microfono USB e una connettività a banda larga garantiscono ottime performances.

La seconda fase (“Testare”) è la più complessa e delicata (gli anglosassoni definiscono questa fase “storming phase”). Se l’apprendimento iniziale è stato compresso – spesso per limiti di tempo e/o per sottovalutazione – talvolta alcuni fattori di rischio come  un’impostazione audio e/o video non corretta, un fastidioso effetto eco o un’eccessiva latenza possono potenzialmente “innervosire” sia il conduttore che i partecipanti. La stessa partecipazione in video può potenzialmente creare disagio psicologico a chi non ha mai sperimentato questa innovativa modalità per collaborare e interagire. Per superare questa fase dovrete effettuare ripetuti test con tutti i partecipanti per verificare la corretta configurazione di tutte le postazioni. Ricordate che sottovalutare questa fase rischia di pregiudicare il buon esito del vostro progetto.

La terza fase (“Sperimentare”) è quella in cui i partecipanti iniziano ad incontrarsi in un meeting online e ad apprezzare le reali potenzialità della videocomunicazione. Inizierete a creare le vostre meeting room, a caricare i contenuti da condividere durante le sessioni live, ad inviatare i partecipanti ai vostri meeting. Ricordate che è fondamentale sperimentare la conduzione di un meeting online: gli strumenti a disposizione sono molti e come conduttore dovrete gestire il vostro intervento (es. docente ad un corso di formazione)  e contemporaneamente moderare il meeting; nel primo periodo di utilizzo della piattaforma, questo duplice ruolo può apparirvi complicato. E’ sufficiente un po’ di esercizio per qualche ora per acquisire la completa padronanza della consolle di regia.

Scoprirete di essere entrati nella quarta e ultima fase (“Interagire”) quando i vari partecipanti inizieranno a dialogare e collaborare spontaneamente tra loro, scambiandosi documenti e informazioni, sfruttando i vari tool a disposizione.

La videoconferenza è una tecnologia estremamente semplice ed efficace, che può farvi risparmiare molto tempo e denaro;  non è  però realistico pensare che un meeting online possa svolgersi al primo tentativo senza ostacoli. Ricordare l’esistenza delle 4 fasi sopra descritte vi aiuterà  a procedere speditamente e a prevenire la confusione e il disappunto iniziali.

Vedi anche:

• 21 ottobre 2011 -- Skymeeting sostiene le organizzazioni con finalità di solidarietà sociale
• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 7 settembre 2011 -- Videoconferenza: le aziende scelgono soluzioni web-based
• 3 luglio 2011 -- Registra la tua videoconferenza con pochi clic
• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”

Vedi anche:

• 3 settembre 2008 -- Nuova generazione di microfoni VTA per sale riunioni
• 31 ottobre 2007 -- Novità da Logitech per comunicare in vivavoce

Un meeting in videoconferenza ben condotto può dimostrarsi molto utile ed efficace; al contrario, un meeting con problemi audio e/o video e/o di connettività può rivelarsi un’arma a doppio taglio.
Anche se stiamo parlando di una tecnologia potente e sofisticata, di sicuro potrete ottenere migliori risultati se seguirete alcuni consigli per garantire la perfetta riuscita dei vostri meeting online.

• Controllate che i partecipanti ai vostri meeting dispongano di una connessione Internet adeguata.
  Non c’è nulla di più frustrante che tentare di vedere un video sul web con una banda scadente. Se i partecipanti ai vostri meeting non dispongono di una connettività Internet sufficiente, o comunque inferiore ai requisiti minimi richiesti dal sistema di videoconferenza, il delay per latenza sarà inevitabile, l’audio e il video non saranno sincronizzati e il vostro meeting diventerà una vera tortura. La quantità minima di banda necessaria per partecipare ad una videoconferenza senza problemi varia da sistema a sistema. Skymeeting richiede circa 100kbps in download per vedere e sentire ogni partecipante presente in video (altrettanti in upload per partecipare in audio e video).
  Per effettuare un test preliminare della connessione internet, cliccate qui.
• Controllate che le webcam di tutti i partecipanti siano collegate correttamente.
  La funzionalità video è determinante per la buona riuscita di una videoconferenza; è necessario che ogni partecipante, prima di accedere al meeting online, verifichi che la propria webcam sia impostata correttamente. Se una webcam funziona con un’applicazione, non è detto che funzioni con un altro sistema. Controllate in anticipo driver e impostazioni per evitare sorprese dell’ultimo minuto.
  Per effettuare un test preliminare della  webcam, cliccate qui.
• Controllate che l’audio in/out di tutti i partecipanti sia impostato correttamente.
  In assoluto, questo è il controllo più importante e delicato da effettuare prima di ogni meeting.
  Assicuratevi che i partecipanti ai vostri meeting dispongano di impostazioni audio in entrata e in uscita corrette. Potrete trovare chi usa cuffie analogiche (con spinotti) ma non riesce ad impostarle correttamente; chi preferisce usare il microfono integrato nella webcam, che inevitabilmente produrrà una serie infernale di rumori ambientali; chi si ostina a tenere le casse acustiche accese, creando effetti eco e spaccando i timpani a tutti (lui non sentirà nessun disturbo…); chi usa microfono e casse integrate nel proprio notebook, che non garantiscono sufficiente isolamento acustico; chi semplicemente ha il volume in “mute” ma non sa come riattivarlo…. Non preoccupatevi: con un minimo di esperienza e un po’ di buona volontà, tutto si risolve nel migliore dei modi.
  Per effettuare un test preliminare del microfono, cliccate qui.
• Fornite in anticipo tutte le informazioni necessarie per accedere ai vostri meeting.
  Ricordatevi di inviare in anticipo la comunicazione di invito a tutti i partecipanti via email o SMS con l’indicazione delle istruzioni di accesso al meeting (data, ora, riferimenti del meeting, link di accesso, username e password, ecc.).
• Effettuate una prova generale della vostra presentazione.
  Verificate la corretta disponibilità dei contenuti da condividere durante il meeting. Vi consigliamo di lanciare la presentazione in anteprima coinvolgendo un vostro collega, per controllare che tutto sia in ordine.
• Allenatevi per familiarizzare con la “cabina di regia”.
  Il conduttore e i relatori coinvolti dovrebbero “allenarsi” prima del meeting per acquisire una sufficiente padronanza del sistema. Acquisire una buona familiarità con lo strumento vi aiuterà a condurre meeting perfetti senza problemi.
• Effettuate un meeting di test almeno 24 ore prima del meeting.
  Importante: conducete un meeting “test” al più tardi il giorno prima del vero meeting. Eviterete sorprese e avrete tempo sufficiente per risolvere eventuali problemi. Un meeting senza intoppi tecnologici e organizzativi vi darà grandi soddisfazioni.

La chiave del successo dei vostri meeting online è una sola: preparazione. Più vi concentrerete sulla preparazione dei vostri meeting, migliori saranno i risultati che potrete ottenere.

Vedi anche:

• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”
• 19 novembre 2011 -- Le 4 fasi per videocomunicare in modo efficace
• 21 ottobre 2011 -- Skymeeting sostiene le organizzazioni con finalità di solidarietà sociale
• 7 settembre 2011 -- Videoconferenza: le aziende scelgono soluzioni web-based
• 3 luglio 2011 -- Registra la tua videoconferenza con pochi clic

Ci sono molte altre ragioni per scegliere la videoconferenza come strumento di collaborazione e comunicazione in azienda. Quelle che elenco in questo post sono certamente un po’ meno legate ad una logica di profitto, ma non per questo meno importanti.

1. Ridurre le emissioni di C02 in atmosfera. La videoconferenza è una tecnologia coerente con uno sviluppo sostenibile e contribuisce in modo significativo a ridurre l’inquinamento ambientale.
2. Contribuire alla riduzione del traffico grazie al minor utilizzo di mezzi di trasporto. Comunicare in modo virtuale riduce la necessità di ricorrere agli spostamenti, sia in areee urbane che su grandi distanze, con immediati benefici in termini di miglioramento delle condizioni di viabilità.
3. Favorire l’integrazione sul lavoro di soggetti diversamente abili. La videoconferenza è uno strumento efficace e dinamico comunicare e collaborare senza i problemi legati agli spostamenti per raggiungere la sede di lavoro.
4. Migliorare la qualità del lavoro e della vita. Scegliendo orari di lavoro più flessibili, è possibile ridurre lo stress derivante dai continui spostamenti per raggiungere il posto di lavoro, mettendo d’accordo la vita familiare con gli impegni professionali.
5. Incentivare il ricorso al telelavoro. Le aziende possono scegliere di delocalizzare molte posizioni lavorative ricorrendo al telelavoro, con grandi benefici per i propri collaboratori e per la produttività.

vedi anche:

• 28 novembre 2007 -- In bocca al lupo, Massimo!
• 14 aprile 2009 -- Forum SOSE: Gli studi di settore e la crisi
• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 25 settembre 2007 -- Protom sceglie skymeeting come soluzione di videoconferenza
• 19 gennaio 2012 -- L’UE consulta i cittadini su produzione e consumo responsabile

Le motivazioni che spingono un’azienda a dotarsi di uno strumento di collaborazione multimediale e interattiva come la videoconferenza possono essere molte. In questo articolo, ho pensato di elencare quelle senz’altro più rilevanti e più frequenti:

1. Lanciare web meeting con clienti acquisiti e potenziali, partner, fornitori e collaboratori senza doversi muovere dal proprio posto di lavoro e senza sostenere alcuna spesa per spostamenti.
2. Dimostrare prodotti e servizi in modo efficace senza coinvolgere risorse umane per presentazioni in trasferta. Nulla si rivela più efficace di un meeting online in cui il conduttore condivide il proprio schermo con tutti i partecipanti, interagendo con loro in audio e video.
3. Condurre sessioni di formazione a distanza per i propri dipendenti e collaboratori. Le aziende possono programmare sessioni di training online per dipendenti dislocati in aree geograficamente lontane tra loro.
4. Risparmiare denaro per trasferte d’affari e ridurre i tempi legati agli spostamenti fuori dal proprio posto di lavoro. L’utilizzo programmato della videoconferenza in azienda riduce drasticamente il budget di spesa per spostamenti di lavoro.
5. Allargare gli orizzonti del proprio business oltre i tradizionali limiti geografici. Le strutture che hanno scelto di adottare la videoconferenza pianificano le proprie riunioni con estrema rapidità, efficacia e senza alcuna limitazione territoriale.

vedi anche:

• 5 ottobre 2009 -- Intervista a Sara Caminati di Innovation Marketing
• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”
• 27 giugno 2007 -- 2007, l’anno della videocomunicazione
• 9 settembre 2009 -- Nuove funzionalità della piattaforma di videoconferenza.
• 14 aprile 2009 -- Il cliente del mese: CAAF CONFESERCENTI

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Vedi anche:

• 21 aprile 2010 -- L’eruzione del vulcano in Islanda fa decollare la videoconferenza
• 20 maggio 2009 -- Il cliente del mese: BETA FORMAZIONE
• 20 maggio 2009 -- Nuove guide aggiornate alla Release 2.2
• 5 ottobre 2007 -- La formazione a distanza
• 19 novembre 2011 -- Le 4 fasi per videocomunicare in modo efficace

L’interfaccia è estremamente intuitiva difatti con pochi clic permette di impostare la dimensione della finestra di registrazione, la fonte audio oppure decidere se catturare lo schermo direttamente dalla webcam.

Dopo questi semplici passi non resta che registrare la nostra videoconferenza e salvare il nostro video in formato avi o swf, oppure in alternativa caricarlo direttamente sul nostro account You Tube.

Vedi anche:

• 19 novembre 2011 -- Le 4 fasi per videocomunicare in modo efficace
• 21 ottobre 2011 -- Skymeeting sostiene le organizzazioni con finalità di solidarietà sociale
• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 7 settembre 2011 -- Videoconferenza: le aziende scelgono soluzioni web-based
• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”