L’utilizzo delle tecnologie di videoconferenza per le presentazioni commerciali si va diffondendo anche in Italia per gli indubbi vantaggi, soprattutto economici, che le presentazioni online hanno rispetto ai tradizionali meeting in cui gli interlocutori vengono invitati nella sala conferenza di un albergo di città.

Ma condurre un evento via web richiede capacità e tecniche comunicative che sono in parte differenti rispetto a quelle richieste per la conduzioni di eventi dal vivo. Non è sufficiente calare in ambiente virtuale le metodologie utilizzate di solito in una sala conferenze.

Utilizzare il video come una risorsa

Alcuni conduttori percepiscono la webcam  come un accessorio: utile, ma non indispensabile. Questa attitudine ingenera l’idea che la presentazione si debba risolvere in una audio conferenza arricchita da immagini colorate, e conduce a sottovalutare la necessaria cura che deve essere riservata alla parte video.

Un video poco curato può minare l’immagine del presentatore e, di riflesso, della sua proposta commerciale e della società che rappresenta. Immagini sfocate, volti in ombra, atteggiamenti del volto poco controllati, statici o indifferenti, scarsa attenzione allo sfondo, ai colori, all’abbigliamento, sono tutti indizi di trascuratezza che rendono poco attraente per i partecipanti focalizzare la loro attenzione su quello che avviene sullo schermo. Il risultato è la disattenzione: non è raro che durante una presentazione online le persone si distraggano e si mettano a fare altre cose, come controllare la posta, rispondere ai tweet, e cosi via.

Un utilizzo proattivo del video, con volti curati, espressività coerente con il messaggio verbale, gestualità misurata e ambientazione gradevole può aggiungere un grande impatto al messaggio veicolato dalla voce e dalle slide.

Interattività innanzi tutto

Ultimamente, dopo un iniziale entusiasmo per la novità che le presentazioni commerciali online rappresentavano nei primi tempi, stiamo assistendo ad un progressivo raffreddamento nell’accoglienza di queste forme di comunicazione. Sono in diminuzione le adesioni e in aumento gli abbandoni della sessione prima della sua conclusione.

Risulta evidente che il modello della lezione frontale, mutuato dal mondo della formazione – modello che prevede una lunga sessione in cui il presentatore illustra la sua proposta commerciale attraverso un esauriente discorso accompagnato da slide ed immagini, con solo pochi minuti finali dedicati agli interventi dei partecipanti – non risulta più adeguato allo scopo.

Per questo motivo gli esperti di comunicazione raccomandano di accorciare la presentazione a non più di 30 minuti e di dedicarne una parte rilevante all’interazione con i partecipanti.  Ci sono diverse tecniche per invitare all’interazione: potete, ad esempio, richiedere esplicitamente i commenti del pubblico durante l’esposizione, rispondere alle loro domande ed esprimere apprezzamento per i loro commenti, effettuare sondaggi (i migliori programmi per videoconferenza, come Skymeeting, dispongono di un apposito strumento), con l’avvertenza che le persone rispondono volentieri ai sondaggi se riconoscono in essi un valore per loro, e non solo per chi li fa. Non ultimo, utilizzare brevi filmati che catturano l’attenzione e arricchiscono l’esperienza percettiva, e proporli alla discussione collettiva.

La creazione di valore

Un evento online deve essere parte della catena del valore. Quello che conta veramente è che le persone che avete invitato individuino chiaramente il motivo per cui assistere alla presentazione rappresenta una opportunità e non una perdita di tempo.

Perché questo avvenga è necessario che la progettazione e la pianificazione degli eventi avvenga in una prospettiva customer-oriented, che privilegia le esigenze e gli obiettivi dei clienti. Le domande chiave da porsi sono: quali sono le principali questioni e i problemi che interessano o preoccupano i miei clienti? Quali le opportunità che potrebbero cogliere con il mio aiuto? Come posso esprimere o rappresentare la mia offerta in un modo tale per cui le persone si lascino volentieri coinvolgere? Quali strumenti della mia piattaforma di videoconferenza posso validamente utilizzare per dare più valore alla comunicazione e veicolare al meglio la mia proposta ai clienti?

vedi anche:

• 6 agosto 2007 -- Videocomunicare senza cuffie: un’ottima soluzione da US Robotics
• 18 gennaio 2008 -- CEFPAS sceglie Skymeeting come soluzione per la formazione a distanza
• 2 gennaio 2008 -- CemateK collega in videoconferenza le proprie sedi con Skymeeting
• 14 aprile 2009 -- Il cliente del mese: CAAF CONFESERCENTI
• 22 gennaio 2008 -- Trasformate la vostra azienda in una “green company”

Si fa un gran parlare, in Italia, di voglia di social network, di esplosione nell’utilizzo dei moderni strumenti di comunicazione basati sul web, di twitter e facebook come nuove modalità per informarsi e tenersi in contatto. Nella realtà, ancora oggi, una grande quantità di amministratori d’impresa, dirigenti, commerciali e tecnici passano buona parte della loro giornata lavorativa guidando un mezzo di trasporto.

Tuttavia, qualche segnale positivo sta emergendo: il dibattito attorno al web 2.0 sta lentamente passando da una fase in cui prevale la curiosità e il fatto di costume, ad una in cui i benefici economici ed ecologici cominciano ad affacciarsi alla consapevolezza degli operatori che lavorano in aziende e organizzazioni.

La videoconferenza, in particolare, offrendo la possibilità di sostituire in un gran numero di casi gli spostamenti di lavoro per riunioni, formazione, incontri commerciali e di marketing, è destinata ad assumere un ruolo sempre più rilevante nelle strategie di comunicazione di imprese ed enti.

Leggi l’analisi di Ilvo Diamanti su La Repubblica

vedi anche:

• 1 novembre 2007 -- Nuova presentazione Flash per Skymeeting
• 17 gennaio 2012 -- Mondo di Comunità e Famiglia usa Skymeeting per il Consiglio Generale
• 9 settembre 2009 -- Il cliente del mese: AISM Onlus
• 21 aprile 2010 -- Earth Day 2010: con la videoconferenza aiuti l’ambiente
• 29 maggio 2009 -- WiMax: meglio tardi che mai

Il Master, il cui coordinamento didattico è affidato al Dr. Ing. Remo Bedini,  è stato promosso dall’Istituto di Fisiologia Clinica del CNR di Pisa, che ha maturato negli anni competenze di altissimo livello nel campo della medicina subacquea, ed è intitolato alla memoria del professor Piergiorgio Data, compianto direttore della Scuola di specializzazione in Medicina del nuoto e delle attività subacquee all’Università di Chieti.

La cerimonia comprendeva un workshop con la partecipazione di personalità di prestigio appartenenti ad Enti e Università a livello internazionale. Sono stati effettuati anche collegamenti in videoconferenza con accademici in Svizzera e in Sudafrica tramite la piattaforma Skymeeting, utilizzata dalla Scuola Superiore Sant’Anna nell’ambito del Master.

Il corso, di durata biennale, è l’unico in Europa certificato dall’International Marine Contractor Association, è riservato ai laureati in medicina e comprende, oltre a lezioni e seminari specialistici, esercitazioni in mare e in camera iperbarica.

Leggi il comunicato stampa

Vai alla pagina di presentazione del Master

vedi anche:

• 12 dicembre 2007 -- INPS Liguria sceglie Skymeeting come soluzione di videoconferenza
• 13 febbraio 2008 -- Londra penalizza le “bombe ecologiche”
• 29 giugno 2007 -- 3 giorni alla presentazione della nuova release di skymeeting…
• 2 gennaio 2008 -- CemateK collega in videoconferenza le proprie sedi con Skymeeting
• 6 maggio 2009 -- Il ministro Matteoli in videoconferenza con Skymeeting al 9°congresso nazionale FIT-CISL

Durante una sessione di Screen sharing è anche possibile trasferire il controllo del proprio schermo agli utenti remoti. Questi possono, dunque, interagire col desktop del conduttore e, ad esempio, inserire dati in un foglio di calcolo o in un editor di testo. Lo Screen sharing funziona anche come controllo remoto: il conduttore può chiedere ad un partecipante di prendere il controllo del suo computer. In questo modo è possibile effettuare interventi di manutenzione o configurazione su utenti remoti.

Scopri questa e le altre caratteristiche del servizio Skymeeting: http://www.skymeeting.net/caratteristiche.php

Per i dettagli su requisiti, attivazione e funzionamento dello Screen Sharing, consulta l’apposita guida scaricabile dal nostro sito in area supporto: http://www.skymeeting.net/guide_rapide.php

vedi anche:

• 18 gennaio 2012 -- Inaugurazione in videoconferenza del Master in Medicina Subacquea e Iperbarica
• 15 ottobre 2007 -- Videoconferenza con il ministro Lanzillotta al convegno Assoutenti Liguria
• 19 giugno 2007 -- Benvenuti!
• 6 luglio 2007 -- Videonetiquette (consigli utili per videocomunicare in modo efficace) – 1.a parte
• 3 settembre 2008 -- Il cliente del mese: Tecnomare

http://www.skymeeting.net/promozioni_offerte.php

vedi anche:

• 19 giugno 2007 -- Skymeeting attiva nuovi server per il mercato italiano
• 13 aprile 2009 -- Online la nuova release di Skymeeting
• 19 dicembre 2008 -- Videoconferenza con il Netbook Acer Aspire One: il massimo della portabilità a basso costo
• 7 dicembre 2007 -- Nuovo tutorial “come funziona Skymeeting”
• 30 maggio 2008 -- Aggiornata la funzionalità Desktop & Application Sharing

vedi anche:

• 19 ottobre 2007 -- Nuova area test per gli utenti Skymeeting
• 19 giugno 2007 -- Skymeeting attiva nuovi server per il mercato italiano
• 22 gennaio 2008 -- Trasformate la vostra azienda in una “green company”
• 1 ottobre 2007 -- Come scegliere una soluzione di videoconferenza
• 21 dicembre 2011 -- Ma che mobilità sostenibile Italia bocciata su tutti i fronti

Utilizzando la videoconferenza, infatti,  è possibile (ed è semplice) condividere testi, immagini, video e presentazioni. E’ possibile organizzare corsi di formazione e presentazioni commerciali in una frazione del tempo necessario per realizzare le stesse tipologie di evento in maniera tradizionale. E’ possibile lavorare a più mani sullo stesso documento.

Queste sono solo alcune delle funzionalità che i sistemi di videocomunicazione business, come Skymeeting, mettono a disposizione di aziende enti e associazioni. Le organizzazioni che operano a livello globale, oggi, non possono più fare a meno della videocomunicazione: si tratti di formare il personale, mantenere i contatti con i partner, raggiungere nuovi clienti o nuovi mercati, la videoconferenza è il metodo più efficace ed innovativo di comunicare.

vedi anche:

• 18 settembre 2007 -- Happy Birthday Sara, Massimo e Mario!
• 4 febbraio 2009 -- Skymeeting aderisce a “M’illumino di meno 2009″
• 21 ottobre 2011 -- Skymeeting sostiene le organizzazioni con finalità di solidarietà sociale
• 14 aprile 2009 -- Il cliente del mese: CAAF CONFESERCENTI
• 2 luglio 2007 -- Tutorial sulle novità della nuova release 2.0 di skymeeting

vedi anche:

• 12 dicembre 2007 -- Talent Box sceglie Skymeeting come soluzione per la formazione a distanza
• 6 luglio 2007 -- Videonetiquette (consigli utili per videocomunicare in modo efficace) – 1.a parte
• 1 novembre 2007 -- Nuova presentazione Flash per Skymeeting
• 18 settembre 2007 -- Happy Birthday Sara, Massimo e Mario!
• 27 giugno 2007 -- 2007, l’anno della videocomunicazione

1. Apprendere
2. Testare
3. Sperimentare
4. Interagire

Nella prima fase (“Apprendere“), il gruppo  inizia un percorso di avvicinamento graduale, prendendo “confidenza” con lo strumento per la prima volta; è fondamentale che il soggetto propositivo nell’ambito del gruppo introduca tutti i partecipanti alla tecnologia, mostrando come funziona e sottolineando i vantaggi legati ad un utilizzo corretto e programmato della soluzione. E’ importante tranquillizzare i partecipanti più scettici – qualcuno c’è sempre! – per evitare l’insorgenza di ostacoli  di natura psicologica. Il corretto utilizzo della videoconferenza dipende dal rigoroso rispetto dei requisiti minimi hardware e software: una webcam, una cuffia con microfono USB e una connettività a banda larga garantiscono ottime performances.

La seconda fase (“Testare”) è la più complessa e delicata (gli anglosassoni definiscono questa fase “storming phase”). Se l’apprendimento iniziale è stato compresso – spesso per limiti di tempo e/o per sottovalutazione – talvolta alcuni fattori di rischio come  un’impostazione audio e/o video non corretta, un fastidioso effetto eco o un’eccessiva latenza possono potenzialmente “innervosire” sia il conduttore che i partecipanti. La stessa partecipazione in video può potenzialmente creare disagio psicologico a chi non ha mai sperimentato questa innovativa modalità per collaborare e interagire. Per superare questa fase dovrete effettuare ripetuti test con tutti i partecipanti per verificare la corretta configurazione di tutte le postazioni. Ricordate che sottovalutare questa fase rischia di pregiudicare il buon esito del vostro progetto.

La terza fase (“Sperimentare”) è quella in cui i partecipanti iniziano ad incontrarsi in un meeting online e ad apprezzare le reali potenzialità della videocomunicazione. Inizierete a creare le vostre meeting room, a caricare i contenuti da condividere durante le sessioni live, ad inviatare i partecipanti ai vostri meeting. Ricordate che è fondamentale sperimentare la conduzione di un meeting online: gli strumenti a disposizione sono molti e come conduttore dovrete gestire il vostro intervento (es. docente ad un corso di formazione)  e contemporaneamente moderare il meeting; nel primo periodo di utilizzo della piattaforma, questo duplice ruolo può apparirvi complicato. E’ sufficiente un po’ di esercizio per qualche ora per acquisire la completa padronanza della consolle di regia.

Scoprirete di essere entrati nella quarta e ultima fase (“Interagire”) quando i vari partecipanti inizieranno a dialogare e collaborare spontaneamente tra loro, scambiandosi documenti e informazioni, sfruttando i vari tool a disposizione.

La videoconferenza è una tecnologia estremamente semplice ed efficace, che può farvi risparmiare molto tempo e denaro;  non è  però realistico pensare che un meeting online possa svolgersi al primo tentativo senza ostacoli. Ricordare l’esistenza delle 4 fasi sopra descritte vi aiuterà  a procedere speditamente e a prevenire la confusione e il disappunto iniziali.

Vedi anche:

• 21 ottobre 2011 -- Skymeeting sostiene le organizzazioni con finalità di solidarietà sociale
• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 7 settembre 2011 -- Videoconferenza: le aziende scelgono soluzioni web-based
• 3 luglio 2011 -- Registra la tua videoconferenza con pochi clic
• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”

Per maggiori informazioni sulla tariffa etica per le ONLUS, compilare il form.

Vedi anche:

• 19 novembre 2011 -- Le 4 fasi per videocomunicare in modo efficace
• 3 ottobre 2011 -- Consigli utili per una videoconferenza di successo
• 7 settembre 2011 -- Videoconferenza: le aziende scelgono soluzioni web-based
• 3 luglio 2011 -- Registra la tua videoconferenza con pochi clic
• 16 giugno 2010 -- Rapporto Onu “Meno aerei, più teleconferenze”